Akreditasi Bukan Pekerjaan Menjelang Tenggat: Membangun Peta Kesiapan Program Studi di UNISSAS

Oleh: Dr. Beti Yanuri Posha, Kepala Pusat Akreditasi dan Sertifikasi Mutu LPM UNISSAS

Akreditasi program studi kerap menyita perhatian perguruan tinggi ketika masa berlaku keputusan akreditasi hampir berakhir. Pada saat itulah dokumen dikumpulkan, data diperiksa, dan bukti pelaksanaan kegiatan dicari kembali. Padahal, mutu pendidikan tinggi tidak dibangun dalam beberapa bulan menjelang pengajuan akreditasi. Mutu terbentuk melalui penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan tata kelola yang dijalankan serta dievaluasi secara berkelanjutan. Karena itu, akreditasi semestinya dipahami bukan sebagai pekerjaan administratif yang muncul secara berkala, melainkan sebagai bagian dari sistem pengelolaan mutu sehari-hari.

Bagi Universitas Sultan Muhammad Syafiuddin Sambas (UNISSAS), cara pandang tersebut perlu diwujudkan melalui pemetaan status dan kesiapan akreditasi seluruh program studi. Pemetaan memungkinkan universitas mengetahui posisi setiap program studi, kebutuhan pengajuan atau reakreditasi, kesiapan data dan dokumen, serta bentuk pendampingan yang diperlukan. Dengan informasi yang tersusun secara sistematis, keputusan mengenai langkah persiapan tidak lagi semata-mata didorong oleh kedekatan tenggat, tetapi juga oleh kondisi aktual dan kebutuhan masing-masing program studi.

Pemetaan awal terhadap 24 entri program studi di UNISSAS memperlihatkan bahwa kebutuhan penanganan akreditasi tidak seragam. Sebagian program studi tercatat sedang menunggu proses akreditasi terkait perubahan nama atau bentuk. Sebagian lainnya memiliki masa berlaku akreditasi yang relatif panjang, sementara beberapa program studi memerlukan verifikasi status dan pembenahan data administratif. Dokumen pemetaan juga mencatat adanya entri data ganda yang perlu divalidasi sebelum digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Temuan awal ini menunjukkan pentingnya membedakan persoalan kesiapan substansi akreditasi dari persoalan ketepatan data administrasi.

Dalam pemetaan tersebut, Program Studi Pariwisata Syariah, Ilmu Al-Qur’an dan Tafsir, serta Komunikasi dan Penyiaran Islam tercatat memiliki sisa masa berlaku akreditasi sekitar empat hingga lima bulan. Kondisi ini menuntut perhatian pada kesiapan pengajuan, validitas data, dan kelengkapan dokumen pendukung. Namun, angka sisa masa berlaku dalam pemetaan awal tetap perlu diperiksa kembali terhadap keputusan akreditasi resmi dan tanggal berakhir yang berlaku. Pemetaan harus menjadi dasar untuk melakukan verifikasi dan tindakan, bukan menggantikan verifikasi itu sendiri.

Dari Status Akreditasi Menuju Bukti Pelaksanaan Mutu

Pemetaan yang bermanfaat tidak cukup berhenti pada daftar nama program studi dan status akreditasinya. Universitas perlu menelusuri rangkaian yang lebih utuh: status, instrumen, data, dokumen, eviden, kekurangan, dan tindak lanjut. Rangkaian ini membantu pengelola program studi memahami bukan hanya apa yang harus disiapkan, melainkan juga mengapa suatu data atau dokumen diperlukan dan tindakan apa yang harus dilakukan ketika ditemukan kesenjangan.

Dalam praktiknya, data, dokumen, dan eviden perlu dibedakan. Jumlah mahasiswa, jumlah dosen, masa studi, publikasi, dan hasil tracer study merupakan data yang menggambarkan kondisi atau capaian tertentu. Surat keputusan, pedoman, kurikulum, dan prosedur operasional merupakan dokumen yang menunjukkan dasar pengaturan atau perencanaan. Sementara itu, eviden harus dapat memperlihatkan bahwa suatu kebijakan benar-benar dilaksanakan, menghasilkan keluaran, dievaluasi, dan ditindaklanjuti. Keberadaan pedoman tracer study, misalnya, belum dengan sendirinya membuktikan bahwa pelacakan lulusan telah berjalan. Diperlukan bukti pelaksanaan, data responden, analisis hasil, rekomendasi, dan tindak lanjutnya.

Pembedaan tersebut penting karena penumpukan berkas tidak selalu sejalan dengan berjalannya sistem mutu. Program studi dapat memiliki banyak dokumen, tetapi masih kesulitan menunjukkan hubungan antara rencana, pelaksanaan, hasil, evaluasi, dan perbaikan. Sebaliknya, kegiatan yang telah dilaksanakan dengan baik dapat menjadi sulit ditelusuri apabila pencatatan dan pengelolaan buktinya tidak dilakukan secara tertib. Oleh sebab itu, penguatan dokumentasi perlu berjalan bersama penguatan pelaksanaan dan evaluasi kegiatan akademik.

Pendampingan yang Sesuai dengan Kebutuhan Program Studi

Setiap program studi membutuhkan pendekatan pendampingan yang berbeda. Program studi yang menghadapi tenggat pengajuan dalam waktu dekat memerlukan konsolidasi data dan pemeriksaan eviden yang lebih intensif. Program studi yang sedang menjalani perubahan nama atau bentuk membutuhkan kejelasan status pengajuan dan kesesuaian instrumen. Program studi dengan masa berlaku akreditasi yang masih panjang tetap perlu memelihara data, menjalankan evaluasi diri, dan menindaklanjuti hasil evaluasi secara berkala.

Adapun program studi yang status atau identitas datanya belum lengkap perlu melalui validasi administratif terlebih dahulu. Nama resmi, kode program studi, jenjang, lembaga akreditasi, nomor dan tanggal keputusan, masa berlaku, serta instrumen yang digunakan harus dipastikan sebelum universitas menetapkan langkah berikutnya. Tanpa data dasar yang valid, peta kesiapan berisiko menghasilkan keputusan yang tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya.

Pendampingan juga tidak dapat dibebankan hanya kepada ketua program studi. Pengisian instrumen akreditasi membutuhkan data dan dukungan dari berbagai pihak, termasuk pimpinan fakultas atau sekolah pascasarjana, pengelola akademik, sumber daya manusia, keuangan, sarana dan prasarana, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, serta penjaminan mutu. Karena itu, setiap kekurangan yang teridentifikasi perlu diikuti dengan rencana tindakan yang jelas: siapa penanggung jawabnya, apa keluaran yang harus dihasilkan, kapan harus selesai, dan bagaimana penyelesaiannya diperiksa.

Dalam konteks ini, Pusat Akreditasi dan Sertifikasi Mutu memiliki peran koordinatif untuk membangun basis data akreditasi, memetakan kebutuhan program studi, mengarahkan pendampingan, dan memantau tindak lanjut. Sementara itu, program studi bersama unit-unit terkait tetap menjadi pihak yang menyediakan data, menjalankan kegiatan, melakukan evaluasi diri, dan menunjukkan bukti capaian sesuai bidang tanggung jawabnya. Pembagian peran yang jelas akan membantu mencegah pengumpulan dokumen secara mendadak dan berulang.

Menjadikan Pemetaan sebagai Siklus Kerja

Pemetaan akreditasi sebaiknya tidak berakhir sebagai tabel berwarna atau laporan yang hanya dibaca pada satu kesempatan. Nilainya terletak pada penggunaan hasil pemetaan untuk menyusun agenda kerja yang dapat dipantau. Data dasar perlu divalidasi; kesenjangan antara kondisi aktual dan kebutuhan instrumen perlu diidentifikasi; rencana perbaikan perlu disepakati; dan penyelesaiannya perlu diperiksa secara berkala. Apabila suatu tindakan belum menghasilkan perubahan yang diharapkan, program studi dan unit pendamping harus dapat meninjau kembali penyebab serta langkah perbaikannya.

Pola kerja tersebut juga memberi kesempatan kepada program studi yang belum mendekati masa pengajuan untuk membangun kesiapan sejak dini. Pembaruan data dosen dan mahasiswa, penelusuran lulusan, pengelolaan hasil penelitian dan pengabdian, evaluasi pembelajaran, serta dokumentasi tindak lanjut dapat dilakukan sebagai bagian dari kegiatan rutin. Dengan demikian, ketika proses akreditasi dimulai, program studi tidak harus membangun kembali seluruh rekam jejak kegiatannya dari awal.

Pada akhirnya, keberhasilan pemetaan akreditasi tidak ditentukan oleh seberapa lengkap tabel status yang dimiliki universitas, tetapi oleh sejauh mana informasi di dalamnya digunakan untuk memperbaiki tata kelola dan pelaksanaan tridarma. Pemetaan yang diperbarui secara berkala dapat membantu UNISSAS mengenali kebutuhan setiap program studi, mengoordinasikan dukungan lintas unit, dan menjaga kesinambungan perbaikan mutu.

Akreditasi memiliki tenggat, tetapi penjaminan mutu tidak. Ketika data dipelihara, pelaksanaan kegiatan didokumentasikan, hasil dievaluasi, dan kekurangan ditindaklanjuti sepanjang waktu, persiapan akreditasi menjadi bagian dari kerja institusi yang terencana—bukan pekerjaan mendadak menjelang berakhirnya masa berlaku keputusan.

Editor: Yuniartik, S.H., M.E.