Tupoksi LPM

Uraian jabatan berikut menggunakan model Buku Pedoman Kerja LPM IAIS Sambas Tahun 2019 dengan penyesuaian terhadap struktur LPM UNISSAS dan program kerja Tahun 2026–2030.

KETUA LPM

Kedudukan

Ketua LPM merupakan pimpinan LPM dan bertanggung jawab kepada Rektor dalam penyelenggaraan fungsi penjaminan mutu pada tingkat universitas.

Tugas Pokok

Memimpin, mengarahkan, mengoordinasikan, mengendalikan, dan mengevaluasi penyelenggaraan SPMI serta memastikan hasil penjaminan mutu digunakan sebagai dasar keputusan dan peningkatan mutu.

Fungsi

1. memimpin pengembangan dan implementasi SPMI;
2. mengoordinasikan PPEPP pada seluruh unit;
3. mengoordinasikan penyusunan dan pemutakhiran dokumen SPMI;
4. menetapkan arah dan prioritas program kerja LPM sesuai VMTS, Renstra/Renop, standar, evaluasi, risiko dan kebutuhan akreditasi;
5. mengoordinasikan Monev, AMI, RTM, pengendalian dan tindak lanjut;
6. mengawal hubungan LPM dengan perangkat mutu fakultas, prodi dan unit;
7. memimpin laporan mutu dan rekomendasi kepada pimpinan;
8. mengembangkan budaya mutu dan kapasitas pelaksana mutu;
9. mengawal integrasi data/eviden mutu;
10. mengawal keterkaitan SPMI dengan akreditasi/sertifikasi.

Wewenang

1. meminta data, dokumen dan eviden mutu sesuai kebutuhan;
2. mengoordinasikan auditor, tim kerja dan pusat-pusat LPM;
3. mengusulkan pengembangan/perubahan dokumen mutu melalui mekanisme yang berlaku;
4. memberikan rekomendasi kepada pimpinan berdasarkan hasil penjaminan mutu.

Tanggung Jawab

1. berjalannya sistem penjaminan mutu secara terkoordinasi;
2. tersedianya laporan dan rekomendasi;
3. terlaksananya pengendalian dan tindak lanjut;
4. terjaganya kesinambungan peningkatan mutu.

Uraian Tugas

1. memimpin rapat koordinasi LPM;
2. mengoordinasikan rencana kerja dan prioritas;
3. memimpin penyusunan laporan mutu;
4. mengarahkan pelaksanaan Monev, AMI dan RTM;
5. mengawal tindak lanjut hasil evaluasi;
6. menyampaikan rekomendasi strategis kepada Rektor;
7. melakukan evaluasi kinerja LPM;
8. melaksanakan tugas lain dari Rektor sesuai ketentuan.

Produk/Dokumen Utama

1. kebijakan dan rencana mutu;
2. laporan penjaminan mutu;
3. bahan RTM dan rekomendasi;
4. rekomendasi peningkatan mutu.

Pihak Terkait

Rektor, Wakil Rektor, Senat sesuai kewenangan, pimpinan fakultas/pascasarjana, prodi, PPM, SPI, LP2M, PUSDATIN, auditor dan unit terkait.

SEKRETARIS LPM

Kedudukan

Sekretaris LPM merupakan unsur pendukung Ketua LPM dalam administrasi, perencanaan operasional, pengendalian dokumen, koordinasi internal, arsip dan pelaporan.

Tugas Pokok

Membantu Ketua LPM menjamin ketertiban administrasi, dokumen, jadwal, arsip, pelaporan dan dukungan operasional seluruh kegiatan LPM.

Fungsi

1. administrasi rapat, surat, agenda dan penugasan;
2. pengendalian dokumen dan rekaman LPM;
3. penghimpunan laporan pusat;
4. penyiapan laporan berkala/tahunan;
5. pengelolaan jadwal Monev, AMI, RTM dan pendampingan;
6. dukungan rencana kebutuhan anggaran;
7. pengelolaan arsip dan inventaris;
8. dukungan publikasi dan dokumentasi.

Wewenang

1. meminta kelengkapan administrasi dari pusat;
2. mengatur administrasi dan jadwal berdasarkan arahan Ketua;
3. mengendalikan distribusi dokumen internal LPM.

Tanggung Jawab

1. ketertiban administrasi;
2. ketersediaan arsip dan rekaman;
3. ketepatan distribusi dokumen;
4. ketertiban laporan.

Uraian Tugas

1. menyiapkan agenda dan notula rapat;
2. menghimpun laporan pusat-pusat;
3. mengelola arsip dokumen mutu;
4. menyiapkan bahan laporan Ketua;
5. mengelola jadwal kegiatan;
6. mendukung penyusunan anggaran;
7. mendokumentasikan keputusan dan tindak lanjut;
8. melaksanakan tugas lain dari Ketua.

Produk/Dokumen Utama

1. agenda/notula;
2. arsip dan daftar kendali dokumen;
3. rekap laporan pusat;
4. laporan administrasi dan dukungan tahunan.

Pihak Terkait

Ketua LPM, Kepala Pusat, sekretariat universitas, biro/unit administrasi, fakultas, PPM, prodi, auditor dan unit terkait.

KEPALA PUSAT AKREDITASI DAN SERTIFIKASI MUTU

Kedudukan

Bagian dari LPM yang melaksanakan fungsi teknis dan operasional bidang akreditasi, sertifikasi, pemenuhan eviden, kesiapan unit/prodi, serta tindak lanjut hasil asesmen.

Tugas Pokok

Merencanakan, mengoordinasikan, memfasilitasi, memantau dan mengevaluasi kesiapan akreditasi dan sertifikasi universitas maupun program studi.

Fungsi

1. pemetaan status dan kebutuhan akreditasi;
2. penetapan prioritas pendampingan;
3. identifikasi data, dokumen dan eviden;
4. pendampingan dokumen akreditasi;
5. validasi data/eviden;
6. monitoring pengajuan dan asesmen;
7. pemantauan rekomendasi asesor;
8. pengelolaan informasi status akreditasi/sertifikasi.

Wewenang

1. meminta data/eviden yang diperlukan;
2. melakukan review kelengkapan eviden;
3. mengoordinasikan pendampingan;
4. mengusulkan prioritas kepada Ketua LPM;
5. memberikan rekomendasi kesiapan.

Tanggung Jawab

1. tersedianya peta status dan kesiapan;
2. terkendalinya pendampingan dan eviden;
3. tersedianya informasi akreditasi mutakhir;
4. terpantaunya tindak lanjut asesor.

Uraian Tugas

1. menginventarisasi status dan masa berlaku akreditasi;
2. menyusun prioritas pendampingan;
3. mengidentifikasi kebutuhan data/dokumen/eviden;
4. mengoordinasikan pemenuhan instrumen;
5. mendampingi dokumen akreditasi sesuai kebutuhan;
6. melakukan checklist validasi;
7. memantau pengajuan dan asesmen;
8. memetakan rekomendasi asesor;
9. mengidentifikasi kebutuhan sertifikasi;
10. menyusun database dan laporan.

Produk/Dokumen Utama

1. peta status akreditasi;
2. daftar prioritas;
3. checklist validasi;
4. peta kesiapan;
5. database status;
6. matriks tindak lanjut asesmen;
7. laporan tahunan pusat.

Pihak Terkait

Pimpinan universitas, LPM, fakultas, prodi, unit pengelola, Pusat Data dan Informasi Mutu, unit akademik, keuangan, SDM, penelitian/PkM, kemahasiswaan dan unit terkait.

KEPALA PUSAT AUDIT PENGENDALIAN MUTU INTERNAL

1. Kedudukan

Bagian dari LPM yang melaksanakan fungsi teknis evaluasi dan pengendalian melalui Monev, AMI, pemantauan tindak lanjut, verifikasi dan pemetaan risiko.

2. Tugas Pokok

Merencanakan dan melaksanakan evaluasi serta pengendalian mutu secara objektif, berbasis standar, bukti, risiko dan prioritas.

3. Fungsi

a. review SOP dan instrumen AMI;

b. penyiapan auditor;

c. pelaksanaan Monev dan AMI;

d. identifikasi ketidaksesuaian dan risiko;

e. laporan AMI dan rekomendasi;

f. monitoring dan verifikasi tindak lanjut;

g. rekap temuan, tindak lanjut dan risiko;

h. dukungan gap analysis akreditasi.

4. Wewenang

a. mengusulkan jadwal dan objek AMI;

b. menyiapkan auditor sesuai mekanisme;

c. meminta bukti audit;

d. memverifikasi bukti tindak lanjut;

e. menyusun rekomendasi pengendalian.

5. Tanggung Jawab

a. tersedianya instrumen AMI;

b. terlaksananya AMI sesuai jadwal/prioritas;

c. seluruh temuan terdokumentasi;

d. terpantau tindak lanjut temuan prioritas;

e. tersedianya peta risiko dan laporan.

6. Uraian Tugas

a. mereview SOP/instrumen AMI;

b. menyusun jadwal dan penugasan auditor;

c. melakukan monitoring berbasis bukti;

d. melaksanakan AMI pada objek prioritas;

e. menyampaikan hasil dan rekomendasi;

f. menyusun matriks tindak lanjut;

g. memverifikasi bukti penyelesaian;

h. memetakan risiko;

i. mendukung pemetaan gap akreditasi;

j. menyusun laporan tahunan.

7. Produk/Dokumen Utama

a. SOP AMI;

b. instrumen AMI;

c. jadwal/penugasan auditor;

d. laporan AMI;

e. matriks tindak lanjut;

f. peta risiko mutu;

g. peta kesiapan akreditasi objek prioritas;

h. laporan tahunan.

8. Pihak Terkait

Ketua LPM, auditor internal, pimpinan, fakultas, prodi, unit kerja, PPM, Pusat Akreditasi dan Sertifikasi Mutu, serta unit penyedia data/eviden.

E. KEPALA PUSAT PENGEMBANGAN KURIKULUM DAN PEMBELAJARAN

1. Kedudukan

Bagian dari LPM yang melaksanakan fungsi teknis pengembangan, pemantauan, evaluasi, sinkronisasi dan peningkatan mutu kurikulum dan pembelajaran, termasuk OBE.

2. Tugas Pokok

Mengawal tersedianya dan terlaksananya kurikulum serta perangkat pembelajaran yang konsisten dengan standar universitas dan keterkaitan CPL–CPMK–sub-CPMK–indikator–materi–metode–asesmen–bobot.

3. Fungsi

a. pemetaan status kurikulum;

b. monitoring penyelesaian dan dokumentasi OBE;

c. evaluasi implementasi kurikulum;

d. identifikasi ketidaksesuaian;

e. pengembangan format RPS OBE;

f. pendampingan dan sinkronisasi;

g. rekomendasi dan matriks tindak lanjut;

h. laporan mutu kurikulum/pembelajaran.

4. Wewenang

a. meminta dokumen kurikulum/RPS;

b. mereview kesesuaian dengan standar;

c. mengoordinasikan pendampingan;

d. mengusulkan perbaikan format/dokumen;

e. memberikan rekomendasi.

5. Tanggung Jawab

a. tersedianya peta status kurikulum;

b. tersedianya evaluasi implementasi OBE;

c. tersedianya format RPS OBE;

d. tersedianya rekomendasi/tindak lanjut;

e. tersedianya laporan pusat.

6. Uraian Tugas

a. memetakan status dokumen OBE;

b. mengoordinasikan penyelesaian dokumen;

c. memeriksa kelengkapan dan keterlacakan;

d. menelaah implementasi OBE;

e. memeriksa kesesuaian kurikulum, CPL, CPMK, RPS dan pembelajaran;

f. mengidentifikasi kendala dan rekomendasi;

g. mengembangkan format RPS OBE;

h. memetakan kesesuaian komponen RPS;

i. memantau implementasi RPS;

j. menyusun laporan.

7. Produk/Dokumen Utama

a. peta status OBE;

b. laporan evaluasi OBE;

c. format RPS OBE;

d. matriks kesesuaian;

e. matriks tindak lanjut;

f. laporan monitoring/tahunan.

8. Pihak Terkait

Ketua LPM, pimpinan universitas, fakultas, prodi, unit/tim sistem akademik, dosen, PPM dan unit terkait.

F. KEPALA PUSAT PENGEMBANGAN MUTU MAHASISWA

1. Kedudukan

Bagian dari LPM yang melaksanakan fungsi teknis pengawalan mutu layanan, proses, pembinaan dan capaian kemahasiswaan sesuai standar SPMI.

2. Tugas Pokok

Mengawal pemenuhan dan peningkatan mutu bidang kemahasiswaan melalui monitoring, pendampingan, evaluasi, pengendalian, dokumentasi data dan rekomendasi.

3. Fungsi

a. pengawalan standar kemahasiswaan;

b. monitoring penerimaan dan layanan mahasiswa;

c. monitoring pembinaan minat, bakat, prestasi, beasiswa dan kesehatan;

d. pengembangan instrumen Monev/AMI;

e. koordinasi data kemahasiswaan;

f. monitoring tindak lanjut;

g. dukungan prestasi dan daya saing mahasiswa;

h. laporan mutu kemahasiswaan.

4. Wewenang

a. meminta data/bukti layanan;

b. review pemenuhan standar;

c. koordinasi dengan PPM dan unit kemahasiswaan;

d. mengusulkan instrumen/perbaikan;

e. memberikan rekomendasi.

5. Tanggung Jawab

a. tersedianya data mutu kemahasiswaan;

b. terlaksananya Monev;

c. terdokumentasinya temuan/tindak lanjut;

d. tersedianya laporan dan rekomendasi.

6. Uraian Tugas

a. memetakan pemenuhan standar;

b. mengembangkan instrumen evaluasi;

c. melakukan monitoring/pendampingan;

d. menghimpun dan menganalisis data;

e. mengidentifikasi ketidaksesuaian;

f. mengawal tindak lanjut;

g. mendukung prestasi/daya saing;

h. mengkoordinasikan data dengan fakultas/PPM;

i. menyusun laporan berkala;

j. menyusun laporan tahunan.

7. Produk/Dokumen Utama

a. instrumen Monev/AMI kemahasiswaan;

b. peta pemenuhan standar;

c. rekap data capaian;

d. matriks tindak lanjut;

e. laporan mutu kemahasiswaan;

f. rekomendasi peningkatan.

8. Pihak Terkait

Ketua LPM, pimpinan universitas, fakultas, prodi, PPM, unit kemahasiswaan, Pusat Data dan Informasi Mutu dan unit terkait.

G. KEPALA PUSAT DATA DAN INFORMASI MUTU

1. Kedudukan

Bagian dari LPM yang melaksanakan fungsi teknis pengelolaan, integrasi, validasi, penyajian, dokumentasi dan publikasi data serta informasi mutu.

2. Tugas Pokok

Mengembangkan tata kelola data dan informasi mutu yang terintegrasi, dapat ditelusuri, akurat, mutakhir dan mudah digunakan.

3. Fungsi

a. pengembangan SOP alur data;

b. integrasi data dari sumber yang relevan;

c. pengolahan tracer study untuk informasi outcome;

d. executive summary dan dashboard;

e. dukungan data AMI dan akreditasi;

f. publikasi informasi mutu;

g. keterlacakan sumber data;

h. laporan data dan informasi.

4. Wewenang

a. meminta data dari sumber yang ditetapkan;

b. memverifikasi kelengkapan/konsistensi;

c. mengusulkan SOP data;

d. menyajikan laporan/dashboard;

e. memberikan catatan kualitas data.

5. Tanggung Jawab

a. tersedianya alur data terdokumentasi;

b. tersedianya data untuk evaluasi/akreditasi;

c. tersedianya dashboard/executive summary;

d. tersedianya informasi mutu valid dan mutakhir.

6. Uraian Tugas

a. menyusun SOP alur data mutu;

b. memetakan sumber/pemilik/frekuensi data;

c. mengoordinasikan penarikan dan verifikasi data;

d. mengolah tracer study untuk outcome lulusan;

e. menyusun executive summary/dashboard;

f. mengelola publikasi status akreditasi dan informasi mutu;

g. menjaga dokumentasi dan keterlacakan;

h. memberikan dukungan data kepada pusat-pusat;

i. menyusun laporan.

7. Produk/Dokumen Utama

a. SOP pengelolaan data mutu;

b. peta sumber/alur data;

c. laporan outcome lulusan;

d. executive summary mutu;

e. dashboard;

f. informasi status akreditasi;

g. rekaman verifikasi;

h. laporan tahunan.

8. Pihak Terkait

Ketua LPM, Sekretaris, seluruh Kepala Pusat, pimpinan universitas, PUSDATIN/unit sistem informasi, fakultas, prodi dan seluruh unit penyedia data.